Het arbeidsreglement is vaak een ondergewaardeerd document binnen organisaties. Hoewel het een verplichting is voor elke werkgever, wordt het vaak slechts gezien als een checklist om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Maar het arbeidsreglement heeft veel meer potentieel dan alleen maar een ‘vinkje’.
Wat?
Dit document bevat afspraken die binnen de organisatie moeten worden nageleefd door de medewerkers. Het gaat over de rechten en plichten van zowel de werknemers als de werkgevers. Het arbeidsreglement dient niet alleen als een administratief verplicht document, maar kan ook conflicten voorkomen en nuttige afspraken bevatten over werktijden, vakantiedagen, kledingvoorschriften, ziekte, thuiswerken, technologiegebruik, sociale media, en meer.
Belang
Het arbeidsreglement is een essentieel sociaal document dat samen met de arbeidsovereenkomst van werknemers wordt opgesteld. Het beschrijft de rechten en plichten van zowel werkgevers als werknemers en omvat algemene arbeidsvoorwaarden, organisatorische aspecten en optionele bepalingen. Een up-to-date arbeidsreglement is cruciaal, aangezien het bij inspecties gecontroleerd wordt. Wanneer je niet over een up-to-date versie beschikt, dan riskeer je een boete.
5 Tips om meer uit je arbeidsreglement te halen
Mijn advies is vooral: doe meer met je arbeidsreglement dan het gewoon wettelijk in orde zetten.
Na jarenlange ervaring in het opstellen en aanpassen van arbeidsreglementen, deel ik graag 5 persoonlijke tips om het meeste uit je arbeidsreglement te halen ( of er in te zetten):
Bereid je voor op het onverwachte: Denk aan je arbeidsreglement als een verzekering die je hoopt nooit nodig te hebben. Het is essentieel om bepalingen op te nemen die je wellicht nooit nodig zult hebben, maar die van pas kunnen komen bij onvoorziene situaties. Vertrouwen in je medewerkers is belangrijk, maar voorzie ook enkele sancties voor uitzonderlijke gevallen en hoop dat je ze niet nodig zal hebben.
Concrete problemen aanpakken: Identificeer frictiepunten in de organisatie, tussen collega’s of leidinggevenden. Ga dieper in op deze kwesties en overweeg of je bepaalde zaken kunt opnemen in het arbeidsreglement. Bijvoorbeeld, ik herinner me een garage waar mecaniciens niet-uniforme kleding droegen en veel op hun privételefoons zaten tijdens het werk. Dit werd niet gewaardeerd door de zaakvoerder en klanten. Door hierover te communiceren én dit expliciet in het arbeidsreglement op te nemen, kan over dit gedrag in dialoog gegaan worden en worden aangepast.
Houd een lijstje bij: Gedurende het jaar, noteer mogelijke aanpassingen die je wilt maken bij de volgende herziening van het arbeidsreglement. Deze lijst kan van pas komen wanneer wetswijzigingen een aanpassing van het arbeidsreglement vereisen. Je arbeidsreglement aanpassen, dat kan je niet zomaar doen. In de meeste gevallen dien je een specifieke procedure te volgen, die is verschillend wanneer je wel of geen ondernemingsraad hebt. Belangrijk dus om bij een aanpassing meteen alle items die nodig zijn mee te wijzigen zodat je niet opnieuw de procedure aanpassing arbeidsreglement dient te doorlopen.
Integreer missie, visie en waarden: Vergeet niet om de missie, visie en waarden van je organisatie in het arbeidsreglement op te nemen. Dit versterkt niet alleen de boodschap van je werkgeversidentiteit, maar zo kan je ook waardengericht gedrag koppelen aan deze waarden.
Communicatie is cruciaal: Het aanpassen van het arbeidsreglement is één ding, maar het communiceren ervan en consistent handelen volgens deze afspraken brengt het reglement pas echt tot leven.
De laatste wijzigingen?
Het voorbije jaar waren er heel wat bepalingen die je in je arbeidsreglement dient aan te passen of toe te voegen. Hieronder nog even het lijstje:
• Vanaf 1 september 2023 mogen werkgevers de elektronische C3.2A-kaart gebruiken in geval van tijdelijke werkloosheid, op voorwaarde dat ze deze informatie opnemen in hun arbeidsreglement.
• Vanaf 1 januari 2024 zullen werknemers hun vakantiedagen kunnen overdragen naar volgende jaren als ze ziek worden tijdens hun verlof. Om hun verlof later op te kunnen nemen, moeten werknemers hun werkgever op de hoogte stellen van hun verblijfplaats als ze niet thuis zijn, en hun medische verklaring binnen de gestelde termijn indienen. Deze nieuwe verplichtingen moeten worden toegevoegd aan het arbeidsreglement, maar u bent vrijgesteld van het volgen van de standaardprocedure voor het wijzigen van het arbeidsreglement. Je moet echter wel een kopie van de wijziging aan de werknemers geven en de publiciteitsregels naleven.
• Vrijstelling van het medisch attest voor de eerste ziektedag en de mogelijkheid om hiervan af te zien voor bedrijven met minder dan 50 werknemers
• De arbeidsovereenkomst: de nieuwe termijn voor het melden van variabele werktijden, het recht om de verbinding te verbreken, enz.
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij het actualiseren van jouw arbeidsreglement? Nee, we geven je geen gratis sjabloon van een arbeidsreglement. Ons doel is juist om je te inspireren om het maximale uit jouw arbeidsreglement te halen. Neem gerust contact met ons op via info@popconsult.be over onze aanpak voor een op maat gemaakt arbeidsreglement dat past bij jouw organisatie.